home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / ggl / manual.ggl < prev    next >
Text File  |  1987-07-07  |  59KB  |  1,176 lines
  1. go General Ledger version 1.31
  2. (c) Copyright 1985, 1986, 1987 garMark Software
  3.  
  4.  
  5.  
  6. _                        YOUR GO GENERAL LEDGER LICENSE
  7.  
  8.  
  9.  
  10. GO GENERAL LEDGER is the copyrighted property of garMark Software.  You are
  11. hereby granted a limited license to use GGL subject to the following
  12. conditions.
  13.  
  14. Users may make copies of this program for trial use by others on a PRIVATE NON-
  15. COMMERCIAL BASIS.
  16.  
  17. Even though the program is shareware, and can be freely copied, there are still
  18. some limitations to protect the quality of the distribution of the program and
  19. to support future development.  The shareware concept is described in
  20. Appendix B of this manual.
  21.  
  22. Under this license, you may NOT:
  23.      1)   Distribute a copy of the GGL programs that has been run on any
  24.           computer.  This is to protect the recipient, because GGL adjusts
  25.           itself to the computer running it and remembers the adjustments.
  26.           However, it may be freely distributed in its original, not run and
  27.           unmodified form.
  28.      2)   Distribute the program in connection with any other product or
  29.           service without first receiving approval from garMark Software.
  30.      3)   Charge anything for GO GENERAL LEDGER.  An exception is made for
  31.           registered user groups who may charge a cost-based fee (not to
  32.           exceed $10) to cover their own costs.
  33.  
  34. By accepting and using this software, you acknowledge that it may not suit your
  35. particular requirements or be completely trouble-free.  With proper application
  36. it will perform as described.  However, garMark Software is not responsible for
  37. your specific application or any problems resulting from its use.
  38.  
  39. This software and its included documentation is distributed with no represent-
  40. ations or warranties, either real or implied.  Any implied warranties are
  41. specifically disclaimed.
  42.  
  43. Those distributing this software shall have no liability whatsoever for
  44. any claim for damages suffered by the users or others, whether incidental,
  45. consequential or otherwise, caused or alleged to have been caused by use of
  46. the software or supporting documentation.
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52. _                              TABLE OF CONTENTS
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.          Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  58.  
  59.          Installing & Operating . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  60.  
  61.          Familiarization Lessons. . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  62.  
  63.          Enter Check Register or Other Transactions . . . . . . . . 10
  64.  
  65.          Examine Account Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  66.  
  67.          Print Financial Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  68.  
  69.          Post Accounts for Next Month . . . . . . . . . . . . . . . 13
  70.  
  71.          Choose/List Selected Account Transactions. . . . . . . . . 14
  72.  
  73.          Revise Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  74.  
  75.          Set-up or Revise Defaults. . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  76.  
  77.          Data Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  78.  
  79.          File Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
  80.  
  81.          Version Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  82.  
  83.          In Case of Difficulty. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  84.  
  85.  
  86.  
  87.          Appendix A - REVISION HISTORY. . . . . . . . . . . . . . . 24
  88.          Appendix B - THE SHAREWARE CONCEPT . . . . . . . . . . . . 25
  89.          Appendix C - REGISTRATION. . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94. _                              INTRODUCTION
  95.  
  96.  
  97. GGL is a conventional double entry accounting ledger with special features.
  98. This version has better printed reports, including those for selected accounts,
  99. simplified start-up procedures with elimination of the GGL.DFT file with some
  100. bugs, and many other less apparent improvements.
  101.  
  102. Some of the special features are:
  103.  
  104.             >   Automatically configures the operating system if necessary.
  105.  
  106.             >   Easy to use by both new- and old- timers to computers.
  107.  
  108.             >   No more unfound sheets of paper with account names and
  109.                 account numbers.
  110.  
  111.             >   Account Symbols are always available on the screen when
  112.                 entering Transactions, and entry of account numbers is
  113.                 unnecessary.
  114.  
  115.             >   Transaction entry includes the ability to Reconcile Bank
  116.                 Statements; the means for recalling Repeaters, such as
  117.                 withholding each month; and automatic indexing of Check
  118.                 Numbers.
  119.  
  120.             >   Program functions and Accounts often may be selected simply
  121.                 by tapping one key.
  122.  
  123.             >   Accounts are set-up by entering the account name and current
  124.                 amounts with a full-screen editor utilizing WordStar-like
  125.                 controls.
  126.  
  127.             >   Full year's listing of all transactions in selected
  128.                 accounts.
  129.  
  130.             >   A five year audit trail for all accounts.  Also, transactions
  131.                 may be reproduced from as far back as there are disk files.
  132.  
  133.             >   Multiple sets of books can be maintained with one program.
  134.  
  135.  
  136. Many computer accounting programs require that you first read a huge manual and
  137. do extensive calculations to set-up the files before running the program.  This
  138. one requires none of that.  It is among the fastest and most convenient avail-
  139. able.  We have made it nearly self-documenting.  Any needed documentation is on
  140. the disk.  It is assumed that you are familiar with double entry bookkeeping,
  141. financial statements, your computer, and the DOS operating system.
  142.  
  143. GGL operates with PC/DOS or MS/DOS version 3.0 or greater, and your computer
  144. must have at least 200k of RAM available for applications.  This software can
  145. be used with either fixed or floppy disk drives.  An 80-column Monitor is
  146. required.  Epson-type printer control codes are used.  The main financial
  147. reports use Compressed (132 column) characters, and the listings of selected
  148. accounts use Normal (80 column) characters.
  149.  
  150.  
  151. _                           INSTALLING & OPERATING
  152.  
  153. The few start-up instructions needed are given in the READ_ME.1ST file, a part
  154. of which is reproduced here for reference.
  155.  
  156. It is very important to make a backup copy of this software BEFORE running it
  157. the first time!  After copying all of the files to a working disk, copy
  158. protect your original diskette and put it away for safekeeping.  If necessary,
  159. refer to your DOS Manual for instructions on how to use the COPY command.
  160.  
  161. If you want to print the GGL Manual first, run the program called SEE_MAN.COM;
  162. otherwise if you have:
  163.  
  164. > Fixed Disk & Floppy Disk Drive(s) - Make a sub-directory for the programs,
  165.    perhaps called LEDGER.  Then, log on to this sub-directory, and copy all of
  166.    the files on the GGL disk to this sub-directory.  Once copied, type "GGL"
  167.    then Enter, and GGL will handle things from there.
  168.  
  169. > Only Floppy Disk Drive(s) - After copying all of the files from your original
  170.   disk, place your working copy into the logged drive, either A: or B:, and
  171.   type "GGL" then Enter.  GGL will instruct you from there on.
  172.  
  173. When you run GGL for the first time you will first see our Logo and Disclaimer,
  174. then you will have another chance to print the Manual.  If you select "C", GGL
  175. will then proceed to configure itself, and any needed instructions will appear
  176. on the monitor screen.
  177.  
  178. During this installation GGL will sense the configuration of your computer
  179. system.  Then, it clones to remember that configuration.  After this first run,
  180. if you should later change the drive or sub-directory location of the programs
  181. or change the type of monitor on your system, the program will automatically
  182. go through the installation process again.  If our Logo does not appear,
  183. the configuration has been completed and is satisfactory.
  184.  
  185. Your operating system must have properly configured itself through the use of
  186. a CONFIG.SYS file.  If you want to understand more about the use of CONFIG.SYS
  187. files, see your DOS manual, but that's not necessary to operate this program.
  188. If th